1. Amaç ve Kapsam

Bu politikanın amacı, Roto Bilişim Hizmetleri A.Ş. (“Şirket”) tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin esasları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında açıklamaktır.

Politika; EcoHouse faaliyetleri kapsamında Şirket ile iletişime geçen müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, iş ortaklarının temsilcileri, internet sitesi ziyaretçileri ve diğer ilgili kişilere ilişkin kişisel verileri kapsar. Çalışanlar ve çalışan adayları gibi gruplara ilişkin süreçlerde, ilgili faaliyete özel aydınlatma metinleri ayrıca sunulur.

2. Veri Sorumlusu

EcoHouse markası kapsamında yürütülen ve bu politikada açıklanan kişisel veri işleme faaliyetlerinde veri sorumlusu Roto Bilişim Hizmetleri A.Ş.’dir.

3. Temel İlkeler ve Tanımlar

Kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir. İşleme faaliyetleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür. Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süreyle sınırlı biçimde muhafaza edilir.

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

4. İşlenebilecek Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları

Şirket ile kurulan ilişkinin niteliğine ve kullanılan iletişim kanalına göre; ad ve soyad, telefon numarası, e-posta adresi, şirket ve görev bilgileri, teklif veya proje talepleri, yazışmalar, sözleşme ve işlem bilgileri ile internet sitesinin güvenli işletilmesi için gerekli teknik kayıtlar işlenebilir.

Proje dokümanlarında veya gönderilen dosyalarda kişisel veri bulunması hâlinde bu bilgiler, ilgili talebin değerlendirilmesi için gerekli olduğu ölçüde işlenir. İletişim kanalları üzerinden talebinizle ilgisi bulunmayan kişisel verileri veya özel nitelikli kişisel verileri paylaşmamanız önerilir.

Kişisel veriler, ilgili süreçle sınırlı olarak şu amaçlarla işlenebilir:

• İletişim, bilgi ve teklif taleplerinin değerlendirilmesi ve yanıtlanması.
• Ağır çelik konstrüksiyon, depolama tankları ve silolar ile OEM ürünlere ilişkin proje ve üretim süreçlerinin yürütülmesi.
• Sözleşmelerin kurulması, uygulanması ve ilgili iş ilişkilerinin yönetilmesi.
• Tedarik, teslimat, montaj ve satış sonrası iletişim süreçlerinin yürütülmesi.
• Muhasebe, faturalandırma ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Talep ve şikâyetlerin değerlendirilmesi.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve hukuki hakların korunması.

Tanıtım ve pazarlama amaçlı işlemler, bu faaliyetler için gerekli hukuki şartlar ve ticari elektronik ileti mevzuatındaki yükümlülükler sağlanarak yürütülür. Bir iletişim veya teklif talebinde bulunulması, tek başına pazarlama izni verildiği anlamına gelmez.

5. Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepler

Kişisel veriler; internet sitesindeki formlar, e-posta, telefon, yüz yüze görüşmeler, teklif ve sözleşme belgeleri ile ilgili iş süreçlerinde kullanılan yazılı veya elektronik kanallar üzerinden, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.

İşlemin niteliğine göre Kanun’un 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerden uygulanabilir olanına dayanılır:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması; alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenmesi.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketin meşru menfaatleri için işlemenin zorunlu olması.
• Diğer işleme şartlarının bulunmadığı durumlarda ilgili kişinin açık rızası.

Özel nitelikli kişisel veri işlenmesini gerektiren bir süreç bulunması hâlinde, Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler esas alınır. Her işleme faaliyetine ilişkin amaç ve hukuki sebep, ilgili aydınlatma metninde ayrıca açıklanır.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

6.1. Yurt İçi Aktarımlar

Kişisel veriler, ilgili işleme amacı için gerekli olduğu ölçüde ve Kanun’un 8. maddesindeki şartlara uygun olarak; hizmet alınan tedarikçilere, ilgili iş ortaklarına, hukuki ve mali danışmanlara, yetkili kamu kurumlarına veya hukuken yetkili özel kuruluşlara aktarılabilir. Alıcı grupları ve aktarım amaçları, ilgili sürece ait aydınlatma metinlerinde açıklanır.

6.2. Yurt Dışı Aktarımlar

Kullanılan bir hizmet veya iş süreci nedeniyle kişisel verilerin yurt dışına aktarılması gerektiğinde, Kanun’un 9. maddesindeki şartlar uygulanır. Aktarım; ilgili işleme şartının varlığı ve yeterlilik kararı kapsamında veya yeterlilik kararı bulunmadığında mevzuatta öngörülen uygun güvenceler sağlanarak gerçekleştirilebilir. Uygun güvenceler arasında, şartları karşılandığında, Kurul tarafından yayımlanan standart sözleşmeler de yer alır.

Yeterlilik kararı ve uygun güvencelerin bulunmadığı durumlarda aktarım, ancak Kanun’da düzenlenen arızi aktarım istisnalarının şartları karşılandığında yapılabilir. Açık rıza, sürekli yurt dışı aktarımlar için genel bir aktarım yöntemi olarak değerlendirilmez.

7. Saklama, Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta belirtilen süreler veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Saklama süreleri belirlenirken işlemin niteliği, yasal yükümlülükler ve hakların korunması için gerekli süreler dikkate alınır.

İşlemeyi gerektiren sebeplerin tamamı ortadan kalktığında kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun olarak resen veya geçerli bir başvuru üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

• Silme: Verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir.
• Yok etme: Verilerin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir.
• Anonimleştirme: Verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

8. İlgili Kişinin Hakları

Kanun’un 11. maddesi kapsamında Şirkete başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme.
6. Kanun’un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

Kanun kapsamındaki taleplerinizi, Roto Bilişim Hizmetleri A.Ş. adına, Kemalpaşa O.S.B Mah. 80 Sok. No:10 Kemalpaşa/İZMİR adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Mevzuatta belirtilen şartları karşılayan diğer başvuru yöntemleriyle iletilen talepler de değerlendirilir.

Başvurunuzda adınızın ve soyadınızın, yazılı başvurularda imzanızın, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasının; yabancılar için uyruğun, pasaport numarasının veya varsa kimlik numarasının, tebligata esas adresinizin, varsa bildirim için e-posta adresinizin, telefon ve faks numaranızın ve talebinizin konusu bulunmalıdır. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

10. Kişisel Verilerin Güvenliği

Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, muhafazasını sağlamak amacıyla verilerin niteliğine ve ilgili risklere uygun teknik ve idari tedbirleri belirler. Bu kapsamda erişim yetkilerinin sınırlandırılması, kullanıcı hesaplarının korunması, sistemlerin güncel tutulması ve gizlilik yükümlülüklerinin düzenlenmesi gibi önlemler değerlendirilir.

Şirket adına kişisel veri işleyen hizmet sağlayıcıların da ilgili veri güvenliği yükümlülüklerine uygun hareket etmesi gözetilir. Kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi durumunda, Kanun kapsamındaki bildirim yükümlülükleri yerine getirilir.

11. Çerezler ve Diğer Aydınlatma Metinleri

İnternet sitesinde kullanılan çerezlere ilişkin bilgiler, kullanım amaçları ve tercihlerin yönetilmesine ilişkin açıklamalar Çerez Politikası kapsamında ayrıca sunulur. İletişim ve teklif formları gibi kişisel veri toplanan alanlarda, ilgili işleme faaliyetine özgü aydınlatma metinleri esas alınır.

Bu politika bir açık rıza metni değildir. İnternet sitesinin ziyaret edilmesi veya bu politikanın okunması, açık rıza verildiği anlamına gelmez.

12. Politikanın Güncellenmesi

Bu politika, mevzuattaki veya Şirketin kişisel veri işleme süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm EcoHouse internet sitesinde yayımlanır.